AI WORKFLOW NOTES
员工反馈 AI 输出不好用，先分清资料缺口、流程摩擦还是输出错误
“不好用”是重要信号，却不是原因。先记录任务、资料、流程步骤和具体问题，再决定修复、补充说明还是暂缓使用。
收集可处理的问题，而非个人评价
当员工说“输出不行”或“这个流程太麻烦”，先感谢并询问具体任务步骤，不急着反驳或归结为不熟悉工具。反馈表单可记录任务类型、流程版本、输入状态、预期输出、实际问题类别、是否已影响工作、紧急程度和联系责任人。不要收集与排查无关的客户信息或员工隐私；示例要去标识并经许可。
保留问题上下文但限制传播范围。需要复现时使用获准的最小资料；不允许把敏感输入粘贴进无授权工单。若上下文无法安全保存，可由负责人说明复现步骤或安排受控核查。
把反馈初步分到四类
**资料缺口或冲突：**需要的内容未提供、版本过期、字段含义不统一或来源权限未确认。处理责任回到资料所有人或业务负责人。**流程摩擦：**员工不知道先做什么、要重复录入、等待审批或异常没有出口。由流程负责人检查步骤、角色与交接。**输出问题：**格式不符合下游使用、遗漏限制、引用来源不对或将未知写成事实。需要按任务样本复现，并确认是输入、提示、规则还是系统处理。**预期不一致：**用户把系统用于未约定任务，或以为它会自动作出业务判断。需要修订使用说明和任务卡，不能简单称作模型错误。
一条反馈可能同时涉及多类。不要为了让处理表易统计而只保留一个标签；可以记主要问题与相关因素，并由处理人确认优先责任。分类只用于路由，不代表根因已经确定。
为每类问题写出不同的处理路径
资料类：记录缺失字段和权威来源，待负责人确认后再更新输入。流程类：描述实际步骤和阻塞位置，先在小范围走读修订方案。输出类：保留允许范围内的最小可复现案例，定义可接受结果和检查方式。预期类：将“可以做什么、不能做什么、谁作最后决定”补进任务卡，再确认使用者能复述。所有处理都要指定责任人、状态、下一次更新时间和完成条件。
若问题可能影响客户沟通、正式记录或关键业务决定，应按企业现有升级制度处理，必要时暂停相关任务。未判断影响前，不要继续扩大使用范围，也不要承诺一个修复日期。
复核后再更新流程或产品说明
解决问题后，对照原始反馈确认实际阻塞是否消失，并记录改变的是资料、流程、说明还是系统。若更新了输出格式，检查下游使用者是否能继续处理；若增加了输入要求，确认使用者能取得资料且授权清楚。将新反馈归档为可复用的边界或测试情境，但不要自动把一次个人偏好变成全团队规则。
趋势总结要带上时间、任务范围与反馈来源。反馈数量可能受记录渠道、培训和团队规模影响，没有统一分母就不要把“问题变多”直接写成系统质量下降。
建议的反馈单字段
问题编号、提交时间、任务与流程版本、使用角色、经授权的上下文位置、问题现象、分类（资料/流程/输出/预期）、影响范围、是否需要暂停、处理责任人、下一步、当前状态、验证方式、结束日期。每个字段说明必填与可选，避免员工为了提交反馈填一大段不必要资料。
模板适用于已经有明确 AI 任务流程、希望区分问题去向的团队；如果问题还没有共同定义，先开一次流程澄清会，而不是上线复杂工单表。本文是方法建议，不是对任何具体系统表现的报告。
常见问题
一条反馈同时有资料和输出问题该怎么归类？
保留主要分类与相关因素，并让处理负责人在复现后确认。初始标签用于路由，不是根因结论。
要记录员工每次使用 AI 的情况吗？
只记录解决问题和改进流程所需的最少信息，并按组织权限与保存规则处理；不要为了统计而建立不必要的个人监控。